Zastosowanie użytecznych programów jest bardzo duże. Obecne na rynku programy w znacznym stopniu ułatwiają i przyśpieszają pracę specjalistów. Jednym z ważnych systemów jest program służący do zgłaszania i śledzenia usterek technicznych.

System zgłaszania i zarządzania usterkami helpdesk

System który chcę opisać dotyczy branży technicznej. Jako dyrektor operacyjny firmy zajmującej się obsługą techniczną obiektów, byłem odpowiedzialny za optymalizację działań związanych z procesami naprawczymi. Do momentu, gdy obsługiwaliśmy kilka budynków, nie było problemu z organizacją i koordynacją działań. Na każdym budynku, zgodnie z obowiązującym prawem, postawiony był dwuosobowy zespół techników z odpowiednimi uprawnieniami. To oni reagowali na wezwania i zgłoszenia awarii, które były przesyłane mailowo na komputer. Priorytet był ustalany na podstawie decyzji głównego technika. Nie zawsze jednak był zgodny z czasem zgłoszenia i powodował niezadowolenie wśród naszych klientów. Rozwiązaniem okazało się popularne oprogramowanie helpdesk. System spełnił wszystkie nasze oczekiwania. Mogliśmy wpisać dowolną ilość użytkowników, którzy po wpisaniu zgłoszenia, natychmiast otrzymywali informację o statusie realizacji usterki. Jednocześnie technicy dostawali informację o priorytecie zgłoszenia. Ważną funkcją programu była możliwość zaplanowania harmonogramu cyklicznych przeglądów wszystkich instalacji, oraz współpraca z BMSem. Dodatkowo program zapisywał czas realizacji zlecenia, oraz klasyfikował zapotrzebowanie na materiłały lub inne usługi.

Umożliwiło to skoordynowanie prac z podwykonawcami w taki sposób, aby pokrywały się z przeglądami i konserwacją urządzeń. Program nie tylko zapewnił dobrą organizację prac i zadowolenie naszych klientów, ale również znacznie zredukował koszty wynikające z optymalnego zarządzania czasem i personelem.